Monity wzywające do zapłaty (ang. dunning letters, reminders) stanowią pierwszy, nieformalny etap procedury windykacyjnej i służą przypomnieniu dłużnikowi o konieczności uregulowania należności. Mają one charakter polubowny, aczkolwiek z reguły są sformułowane w sposób stanowczy i precyzyjny, wskazując konsekwencje braku zapłaty.

Prawidłowo skonstruowany i wdrożony system wysyłania monitów może znacząco ograniczyć skalę zadłużenia w przedsiębiorstwie, stanowiąc kluczowy element prewencji finansowej. Dodatkowo, w kontekście działań restrukturyzacyjnych i transakcyjnych – takich jak sprzedaż przedsiębiorstwa z zadłużeniem (np. oferta: „sprzedam zadłużoną spółkę”) lub jego przejęcie („kupię firmę z długami”) – dokumentacja monitu może pełnić funkcję dowodową oraz negocjacyjną.

2. Charakter prawny i znaczenie monitów

Choć monity nie mają bezpośredniego umocowania ustawowego w prawie cywilnym, to ich funkcja została szeroko uznana w praktyce orzeczniczej i doktrynie jako wyraz wykonywania uprawnień wierzyciela w ramach tzw. windykacji miękkiej. Ich zastosowanie może także pełnić funkcję:

• przedsądowego wezwania do zapłaty w rozumieniu art. 187 §1 pkt 3 KPC (wymóg formalny pozwu),
  
  
• przerwania biegu przedawnienia (w zależności od okoliczności i treści monitu),
  
  
• dowodu dobrej wiary i staranności w prowadzeniu spraw przedsiębiorstwa.
  
  

Monity mogą również służyć udokumentowaniu tego, że dłużnik został uprzedzony o możliwości wszczęcia działań windykacyjnych, restrukturyzacyjnych lub sądowych, co może mieć znaczenie np. w postępowaniu układowym, a także dla podmiotów udzielających finansowania – takich jak inwestorzy oferujący „pożyczkę dla zadłużonej firmy”.

3. Klasyfikacja i etapy wysyłania monitów

Systematyka monitów może obejmować różne etapy eskalacyjne, odpowiadające narastającemu stopniowi nacisku na dłużnika. Najczęściej spotyka się następującą gradację:

a) Monit uprzejmy (pierwsze przypomnienie)

Zazwyczaj wysyłany w formie elektronicznej (e-mail, SMS), zawiera neutralny komunikat o upływie terminu płatności i prośbę o jego niezwłoczne uregulowanie. Używany najczęściej po 3–7 dniach od daty wymagalności.

b) Monit stanowczy (drugie wezwanie)

W tym etapie komunikat jest bardziej formalny, może zawierać informacje o konsekwencjach (np. wstrzymanie dostaw, naliczanie odsetek, przekazanie sprawy do działu windykacji). Używany zazwyczaj po 14 dniach.

c) Monit przedsądowy

Zawiera ostrzeżenie o skierowaniu sprawy do sądu lub komornika. Często ma formę pisemną z potwierdzeniem odbioru. Stanowi ostatni krok przed wszczęciem windykacji twardej.

d) Monit negocjacyjny

Czasami zamiast eskalować sprawę, wierzyciel podejmuje próbę negocjacji warunków spłaty. Może to być szczególnie zasadne, gdy dłużnik znajduje się w restrukturyzacji, posiada strategiczne znaczenie lub prowadzona jest transakcja inwestycyjna typu „szukam prezesa do ratowania firmy z potencjałem”.

4. Elementy prawidłowego monitu – wzorzec formalny

Aby monit wywoływał właściwy skutek, powinien zawierać:

• oznaczenie stron (wierzyciela i dłużnika),
  
  
• numer faktury i datę wymagalności,
  
  
• wysokość należności (główna kwota, odsetki, ewentualne koszty),
  
  
• termin oczekiwanej zapłaty,
  
  
• numer rachunku bankowego,
  
  
• informację o dalszych krokach w razie braku zapłaty,
  
  
• dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej.
  
  

Dobór tonu, języka i kanału komunikacji powinien być dostosowany do charakteru relacji z dłużnikiem – inny w relacji z klientem strategicznym, inny z podmiotem przejmowanym w transakcji typu „kupię firmę z długami”.

5. Znaczenie monitów w restrukturyzacji i procesach naprawczych

W toku restrukturyzacji przedsiębiorstwa, monity mogą stanowić:

• dowód aktywności wierzyciela w dochodzeniu należności,
  
  
• instrument sygnalizacyjny dla nadzorcy sądowego lub inwestora,
  
  
• element planu restrukturyzacyjnego, wskazujący na reorganizację polityki należności,
  
  
• narzędzie zbierania danych o skali zadłużenia i analizowania jego struktury.
  
  

W praktyce doradczej spotykane są sytuacje, w których po przejęciu spółki zadłużonej inwestor stwierdza, że polityka monitowania była nieskuteczna, niezdyscyplinowana lub całkowicie zaniechana. Wówczas decyzja typu „zmienię prezesa i wdrożę profesjonalny system windykacji” staje się uzasadniona strategicznie i operacyjnie.

6. Monity jako narzędzie w transakcjach distressed

W transakcjach obrotu spółkami zadłużonymi, dokumentacja monitów może:

• stanowić załącznik do raportu due diligence,
  
  
• być wykorzystana jako wskaźnik efektywności zarządu,
  
  
• wskazywać na jakość relacji z kontrahentami,
  
  
• uzasadniać renegocjację ceny (np. w ofercie „kupię firmę z długami, ale po analizie windykacji należności”).
  
  

Co więcej, inwestorzy rozważający objęcie udziałów w zadłużonym przedsiębiorstwie często weryfikują, czy istnieje procedura automatycznego monitowania – a jej brak bywa sygnałem konieczności reorganizacji struktury finansowej i zarządczej.

7. Przykład praktyczny – skuteczna transformacja polityki monitów

Spółka produkcyjna „MetalPro” generowała należności przeterminowane w wysokości 1,2 mln zł miesięcznie. Brak polityki monitowania doprowadził do rosnących zatorów płatniczych. Po objęciu przez inwestora, który wcześniej deklarował: „kupię firmę z długami, ale tylko jeśli odzysk ma sens”, wdrożono system automatycznego monitowania wraz z zespołem ds. windykacji miękkiej.

W ciągu 4 miesięcy:

• odzyskano 74% przeterminowanych należności,
  
  
• ograniczono skalę przeterminowania o 63%,
  
  
• poprawiono cash flow na poziomie operacyjnym,
  
  
• podjęto decyzję o refinansowaniu przez fundusz oferujący „pożyczkę dla zadłużonej firmy z kontrolą należności”.
  
  

8. Rekomendacje dla praktyki rynkowej

• Wprowadzenie automatycznego systemu monitowania (np. w ERP lub CRM) powinno być standardem w każdej firmie B2B.
  
  
• Monity należy traktować jako element kultury zarządzania ryzykiem kredytowym, a nie wyłącznie doraźne narzędzie.
  
  
• W przypadku spółek przeznaczonych do sprzedaży („sprzedam zadłużoną spółkę”) dokumentacja monitów może zwiększyć wiarygodność w oczach kupującego.
  
  
• Inwestorzy i fundusze zainteresowani restrukturyzacją powinny badać system monitów jako część audytu operacyjnego.
  
  

9. Wnioski końcowe

Monity wzywające do zapłaty stanowią niedoceniane, lecz fundamentalne narzędzie zarządzania należnościami w każdej firmie. Ich skuteczność wpływa bezpośrednio na płynność, strukturę zadłużenia i postrzeganą wartość przedsiębiorstwa – szczególnie w sytuacjach, gdy na horyzoncie pojawiają się działania typu:
✅ „sprzedam zadłużoną spółkę”,
✅ „kupię firmę z długami”,
✅ „pożyczka dla zadłużonej firmy”,
✅ „szukam prezesa do wdrożenia systemu zarządzania ryzykiem należnościowym”.

Potrzebujesz wdrożyć system windykacji miękkiej? Chcesz poprawić skuteczność monitów lub przygotować firmę do transakcji z inwestorem? Skontaktuj się z naszym zespołem – pomagamy wdrażać polityki windykacyjne, audytować dokumentację i zwiększać wartość przedsiębiorstw w procesie oddłużania.