Pojęcie litigation hold, znane także jako „nakaz zatrzymania dowodów” lub „zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem na potrzeby sporu sądowego”, wywodzi się z praktyki anglosaskiej, lecz znajduje coraz szersze zastosowanie również w jurysdykcjach systemu prawa kontynentalnego – w tym w Polsce, szczególnie w obrębie prawa gospodarczego, prawa restrukturyzacyjnego oraz zarządzania ryzykiem procesowym w grupach kapitałowych.

W najogólniejszym ujęciu, litigation hold oznacza wdrożenie wewnętrznej procedury polegającej na czasowym lub trwałym wstrzymaniu standardowych praktyk archiwizacyjnych i kasacyjnych, w odniesieniu do danych i dokumentów (w tym e-maili, faktur, nagrań, umów), które mogą mieć znaczenie dowodowe w aktualnym lub przyszłym postępowaniu sądowym, administracyjnym lub arbitrażowym.

II. Funkcja i znaczenie litigation hold w kontekście restrukturyzacji i oddłużania firm

W realiach postępowań układowych, sanacyjnych czy przygotowywania podmiotu do sprzedaży (sprzedam zadłużoną spółkę), właściwe zabezpieczenie materiału dowodowego jest nie tylko wyrazem należytej staranności zarządu (art. 293 k.s.h.), ale nierzadko także warunkiem niezbędnym do zapewnienia transparentności i wiarygodności podmiotu w oczach inwestorów, kontrahentów oraz sądu restrukturyzacyjnego.

Przykładowo, w przypadku gdy inwestor deklaruje: kupię firmę z długami, jednym z pierwszych elementów analizy due diligence będzie ocena zdolności dowodowej spółki, tj. czy posiada ona:

• pełną dokumentację umów handlowych,
  
  
• historię korespondencji z kontrahentami spornymi,
  
  
• kopie dokumentów księgowych i rozrachunków.
  
  

Brak odpowiedniego zabezpieczenia takich danych może istotnie zredukować wartość transakcyjną lub wręcz doprowadzić do wycofania się inwestora. Coraz częściej zdarzają się przypadki, w których poważni nabywcy zastrzegają w umowie przedwstępnej lub term sheet obowiązek wdrożenia procedury litigation hold jako warunku zawieszającego.

III. Źródła obowiązku zabezpieczenia dowodów

Chociaż polskie prawo nie posługuje się terminem „litigation hold” wprost, obowiązek zabezpieczenia materiału dowodowego wynika z wielu źródeł:

• Art. 6 k.c. i art. 232 k.p.c. – obowiązek dowodzenia spoczywa na stronie, która z danego faktu wywodzi skutki prawne,
  
  
• Art. 97 Ordynacji podatkowej – obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych,
  
  
• Ustawa o rachunkowości (art. 74) – przewiduje okresy przechowywania ksiąg, dokumentów, dowodów księgowych i sprawozdań,
  
  
• RODO (art. 5, 6, 17) – reguluje dopuszczalność retencji danych, również w kontekście obrony przed roszczeniami,
  
  
• Kodeks pracy i przepisy BHP – nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej, mogącej mieć istotne znaczenie w sporach pracowniczych.
  
  

W przypadku postępowania sanacyjnego lub układowego, syndyk lub zarządca może zażądać dokumentów, które zostały wcześniej zniszczone. Brak ich zabezpieczenia może stanowić podstawę do przypisania odpowiedzialności zarządu za rażące naruszenie obowiązków menedżerskich – co w praktyce często skutkuje decyzją: zmienię prezesa, który nie wdrożył procedury ochrony dokumentacji.

IV. Praktyczne etapy wdrożenia procedury litigation hold

Prawidłowe wdrożenie procedury litigation hold powinno przebiegać w następujących etapach:

1. Wczesna identyfikacja ryzyka procesowego – na podstawie pisma przedsądowego, wypowiedzenia umowy, informacji o sporze.
   
   
2. Decyzja zarządu lub compliance officer’a – o wszczęciu trybu zatrzymania danych.
   
   
3. Wydanie formalnego zarządzenia – do działów: IT, HR, księgowości, handlowego, archiwum.
   
   
4. Techniczne zablokowanie usuwania danych – zawieszenie polityk automatycznej archiwizacji lub kasowania, snapshot backupów.
   
   
5. Zidentyfikowanie zakresu materiałów objętych procedurą – w tym dane z chmur, urządzeń mobilnych, komputerów prywatnych.
   
   
6. Stałe monitorowanie wykonania zarządzenia – oraz dokumentowanie czynności związanych z jego przestrzeganiem.
   
   

Zaniechanie powyższych czynności może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą spółki lub jej organów – co w transakcji typu pożyczka dla zadłużonej firmy może skutkować wstrzymaniem finansowania z powodu zwiększonego ryzyka procesowego.

V. Litigation hold a strategie procesowe i przewaga dowodowa

Posiadanie polityki litigation hold może zdecydować o losach sporu sądowego. W szczególności:

• Zniszczenie dokumentów skutkuje domniemaniem niekorzystnym (sprawca uchyla się od ujawnienia prawdy – art. 233 §1 k.p.c.),
  
  
• Brak zabezpieczenia e-maili może uniemożliwić wykazanie zawarcia lub wypowiedzenia umowy,
  
  
• Usunięcie danych kadrowych może być uznane za próbę ukrycia mobbingu lub dyskryminacji,
  
  
• Brak historii negocjacji – osłabia możliwość wykazania dobrych intencji strony w sporze kontraktowym.
  
  

Dlatego w ramach przygotowania do sprzedaży firmy lub jej reorganizacji inwestycyjnej warto wdrożyć audyt dowodowy: szukam prezesa, który potrafi ocenić i zabezpieczyć ryzyka dokumentacyjne przed podpisaniem NDA z inwestorem.

VI. Przykład praktyczny: „CompelNet S.A.” – skuteczna implementacja litigation hold

Spółka „CompelNet S.A.”, dostarczająca systemy zarządzania danymi dla sektora publicznego, w 2023 roku otrzymała wezwanie do zapłaty od byłego dostawcy systemów chmurowych. Zarząd, przewidując możliwość procesu, wdrożył procedurę litigation hold, obejmującą:

• zabezpieczenie 16 TB danych z serwerów Azure,
  
  
• zawieszenie polityki rotacyjnego backupu w Microsoft 365,
  
  
• wewnętrzne zarządzenie blokujące nadpisywanie danych użytkowników.
  
  

W toku procesu dokumentacja ta okazała się kluczowa dla obrony – umożliwiła wykazanie braku winy po stronie spółki i skutkowała oddaleniem powództwa. Działanie to pozytywnie wpłynęło na wartość spółki, która została sprzedana funduszowi branżowemu (sprzedam zadłużoną spółkę z aktywnym systemem zabezpieczenia dowodów i bez ryzyk procesowych).

Litigation hold powinien być postrzegany jako:

• instrument compliance i bezpieczeństwa procesowego,
  
  
• dowód rzetelności i transparentności zarządu,
  
  
• narzędzie wspierające wartość transakcyjną i zdolność do restrukturyzacji.
  
  

W warunkach zmiennego otoczenia prawnego i rosnącej liczby postępowań sądowych oraz kontroli (ZUS, US, UOKiK), niedopuszczalne jest pozostawienie dokumentacji dowodowej bez zabezpieczenia.

Profesjonalne wdrożenie procedury litigation hold to również komunikat do rynku: jesteśmy gotowi na audyt, proces i inwestora – a jeśli trzeba, zmienimy prezesa, by skutecznie chronić interes majątkowy spółki.