Jednolita polityka windykacyjna grupy kapitałowej to zestaw uporządkowanych norm, procedur i standardów zarządzania wierzytelnościami handlowymi, które są stosowane wspólnie lub spójnie przez spółki zależne, dominujące oraz inne podmioty powiązane w ramach struktury właścicielskiej lub operacyjnej.

Polityka ta pełni funkcję nie tylko instrumentu odzyskiwania należności, lecz również narzędzia zarządzania ryzykiem płynnościowym, weryfikacji wiarygodności kontrahentów, ujednolicenia standardów działania i realizacji założeń polityki rachunkowości oraz ładu korporacyjnego (corporate governance).

W realiach gospodarczych, gdzie wiele grup kapitałowych funkcjonuje na pograniczu wypłacalności lub prowadzi złożone procesy naprawcze, efektywna polityka windykacyjna może być czynnikiem warunkującym możliwość przetrwania spółki zależnej. W tym kontekście, pytania typu: „jak sprzedać zadłużoną spółkę, zachowując jej należności jako aktywo transakcyjne?”, „czy kupię firmę z długami, której windykacja jest nieefektywna i rozproszona?” stają się realnymi dylematami w praktyce inwestycyjnej.

2. Regulacje i podstawy prawne wspólnej polityki windykacyjnej

W polskim systemie prawnym nie istnieje wprost zdefiniowana „polityka windykacyjna grupy kapitałowej”, jednak zasady jej funkcjonowania wynikają pośrednio z:

• ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych, w szczególności art. 7 i 21, które umożliwiają spółce dominującej wydawanie wiążących poleceń spółkom zależnym, jeśli interes grupy na to zezwala,
  
  
• ustawy o rachunkowości, gdzie windykacja należności stanowi integralny element polityki bilansowej (dot. odpisów aktualizacyjnych, wyceny aktywów obrotowych),
  
  
• przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, które wymagają ustandaryzowanej identyfikacji kontrahentów,
  
  
• wewnętrznych regulaminów grupy, kodeksów etycznych oraz procedur compliance i audytu wewnętrznego.
  
  

W międzynarodowych grupach kapitałowych stosuje się często wzorcowe dokumenty typu Group Credit Policy lub Group Recovery Protocol, zawierające zasady identyfikacji ryzyka kredytowego, kryteria windykacji miękkiej, twardej i sądowej oraz standardy klasyfikacji należności przeterminowanych.

3. Cele i funkcje jednolitej polityki windykacyjnej w grupie kapitałowej

A. Funkcja zarządcza

Ujednolicona polityka windykacyjna wspiera centralne zarządzanie ryzykiem należności i umożliwia:

• scentralizowaną analizę portfela należności (credit exposure),
  
  
• porównywalność danych finansowych pomiędzy spółkami zależnymi,
  
  
• szybkie identyfikowanie ognisk zagrożeń płynnościowych.
  
  

B. Funkcja kontrolna i compliance

Dzięki spójnym procedurom, możliwe jest:

• ograniczenie uznaniowości działań poszczególnych spółek w zakresie zawierania ugód i umarzania roszczeń,
  
  
• zapobieganie rozproszeniu informacji o dłużnikach powiązanych z innymi jednostkami grupy (konflikt powiązań osobowych, konflikty interesów),
  
  
• wykrywanie nadużyć (np. przeksięgowań, fikcyjnych kompensat) w relacjach między spółkami.
  
  

C. Funkcja strategiczna

Jednolita polityka windykacyjna może stanowić element przygotowania grupy do:

• transakcji sprzedaży spółki zależnej („jak sprzedać zadłużoną spółkę z odzyskiwalnym portfelem należności”),
  
  
• pozyskania inwestora branżowego lub finansowego,
  
  
• postępowania sanacyjnego lub układowego, gdzie kluczowa jest realna wartość należności (która często jest przeszacowana w bilansie).
  
  

4. Modele organizacyjne realizacji wspólnej polityki windykacyjnej

Grupy kapitałowe mogą przyjąć jeden z następujących modeli organizacyjnych wdrożenia jednolitej polityki windykacyjnej:

A. Model scentralizowany (shared services)

• wszelkie działania windykacyjne realizowane są przez jednostkę centralną (np. biuro windykacji należności przy spółce dominującej),
  
  
• spółki zależne przekazują wierzytelności do windykacji centralnej w oparciu o pełnomocnictwo i umowy o współpracy,
  
  
• stosowane są zunifikowane systemy IT i jednolite zasady korespondencji z dłużnikami.
  
  

B. Model zintegrowany proceduralnie (decentralizacja nadzorowana)

• każda spółka zależna prowadzi windykację we własnym zakresie, ale zgodnie z jednym grupowym regulaminem windykacyjnym,
  
  
• raportowanie odbywa się cyklicznie do spółki dominującej,
  
  
• możliwe są audyty windykacyjne i rotacje zespołów w celu unifikacji kultury operacyjnej.
  
  

C. Model hybrydowy

• windykacja masowa (np. dla należności detalicznych) jest scentralizowana,
  
  
• windykacja strategiczna (np. należności wobec kluczowych klientów) pozostaje w kompetencjach lokalnych.
  
  

5. Wpływ jednolitej polityki windykacyjnej na sytuację zadłużonych spółek

W przypadku spółek w trudnej sytuacji finansowej, wdrożenie spójnej polityki windykacyjnej:

• może istotnie poprawić strukturę bilansu, przez realne oszacowanie aktywów obrotowych,
  
  
• umożliwia weryfikację zasadności tworzenia rezerw i odpisów aktualizacyjnych,
  
  
• daje podstawę do bardziej wiarygodnych prognoz finansowych w układach restrukturyzacyjnych.
  
  

W procesach typu „kupię firmę z długami, jeśli portfel należności zostanie przefiltrowany i potwierdzony”, rola polityki windykacyjnej staje się czynnikiem warunkującym powodzenie transakcji. Brak tej polityki może natomiast sugerować słabość struktur kontrolnych, nieprawidłowości finansowe lub niemożność efektywnego dochodzenia należności.

6. Przykład praktyczny

Grupa kapitałowa „MEDITECH HOLDING” posiadała 6 spółek zależnych operujących na rynku usług medycznych. Każda z nich stosowała inne procedury windykacyjne – część prowadziła je wewnętrznie, inne korzystały z usług zewnętrznych firm windykacyjnych. Część należności była przeterminowana powyżej 360 dni, ale widniała w księgach jako pełnowartościowa.

Po powołaniu nowego członka zarządu w spółce matce („zmienię prezesa w celu konsolidacji polityk finansowych”), wdrożono centralny system windykacyjny, który:

• ujednolicił kryteria klasyfikacji należności,
  
  
• wprowadził centralną bazę danych o dłużnikach,
  
  
• umożliwił skuteczniejszą egzekucję przez masowe pozwy elektroniczne (EPU),
  
  
• zredukował poziom przeterminowanych należności o 38% w ciągu 6 miesięcy.
  
  

Na tej podstawie dokonano przekształcenia jednej ze spółek zależnych i sprzedano ją funduszowi inwestycyjnemu w modelu „jak sprzedać zadłużoną spółkę z ustabilizowanym bilansem obrotów”.

7. Rekomendacje dla wdrożenia jednolitej polityki windykacyjnej

Dla zarządów spółek dominujących:

• opracuj regulamin windykacji w grupie (credit & recovery policy),
  
  
• przeanalizuj strukturę wierzytelności – klasyfikuj je według ryzyka, nie tylko terminu,
  
  
• zbuduj wspólną bazę danych kontrahentów i historii płatniczej (CRM z funkcją compliance).
  
  

Dla działów prawnych i księgowych:

• ustal jednolite kryteria tworzenia odpisów aktualizacyjnych,
  
  
• definiuj poziomy interwencji windykacyjnej (miękka, sądowa, egzekucyjna),
  
  
• przygotuj wzory porozumień windykacyjnych (np. ugody, ratalności, kompensaty).
  
  

Dla inwestorów i doradców:

• w procesie due diligence pytaj o politykę windykacyjną – jej brak może oznaczać ryzyko nadmiernej ekspozycji na niezidentyfikowane straty,
  
  
• warunkuj transakcje wdrożeniem lub rewizją polityki – „kupię firmę z długami, jeśli polityka odzyskiwania należności będzie transparentna i zgodna z wymogami IFRS”.
  
  

Jednolita polityka windykacyjna w grupie kapitałowej to nie tylko dokument organizacyjny – to narzędzie strategiczne o bezpośrednim wpływie na kondycję finansową, wiarygodność sprawozdań, bezpieczeństwo inwestycyjne i transparentność działania. W realiach złożonych struktur holdingowych, rozdrobnienie procedur windykacyjnych może prowadzić do utraty kontroli nad istotnym elementem aktywów obrotowych – należnościami handlowymi.

W praktyce oddłużeniowej i restrukturyzacyjnej, spójna polityka windykacyjna jest warunkiem skutecznego przygotowania spółki do sprzedaży, odzyskania płynności lub przeprowadzenia transakcji typu: „jak sprzedać zadłużoną spółkę z aktywami realnie odzyskiwalnymi”.